אדמינסטרציה בקלות לעצמאים

מה בסך הכל ביקשנו?
להגשים את עצמנו? לתת לעולם את המתנה שלנו? ועל הדרך להתפרנס מזה…
איך מצאתי את עצמי עסוקה כל היום בבירוקרטיות, טפסים, אישורים, קבלות, הוצאות, לרואה חשבון, ביטוח לאומי, מס הכנסה, אמא’לה!

אז כן, להיות בעלת העסק זה לא פשוט, כי זה דורש ממך להיות (לפחות בתחילה) גם בעלת העסק, גם מנהלת חשבונות, גם הפקידה שמנהלת את היומן וגם המזכירה שמכינה את הקפה.
עומס משימות אדמיניסטרטיביות יכולות להיות עול גדול, בזבוז זמן וגם להיעשות לא נכון ולגרום להפסד.

אז הנה כמה דברים שכל עצמאי חייב.ת לדעת/ לעשות על מנת לא לבזבז כסף וזמן מיותרים:

ראשית עלינו להבין, שלא משנה כמה אנשים יעבדו אצלנו וגם אם יש לנו רואת חשבון תותחית, העסק הוא שלנו ועלינו להכיר אותו על בוריו, את המספרים, את הכל!
העבודה הזאת חייבת להיעשות, די לדחיינות! שימו לכם ביומן פעם בשבוע פגישה של 3 שעות עם עצמכן, רכזו את כל מטלות האדמיניסטרציה ואל תקומו מהכיסא. קשה לכם? קבעו עם חבר.ה עצמאי ועשו את זה יחד. הקריאו רשימת מטלות בתחילת הפגישה ובסופה, פרגנו ועזרו אחד לשנייה.
פעם בחודשיים מעבר על החשבון בנק, פירוט כרטיסי אשראי. קורה לא מעט ש”פתאום” נגמר המבצע וחשבון הנייד מכפיל עצמו או שאנחנו מגלים שלא שילמנו כביש 6 ויש חוב. הזדמנות מעולה גם לוודא כי כל הוצאה מוכרת (בררו אצל הרואה חשבון מה נחשב) יש לכם עבורה חשבונית או קבלה והגשתם לרואה חשבון.
יש כלים מעולים ואחלה הדרכות חינמיות (ביוטיוב) או בתשלום מסובסד דרך מעוף וכאלה. שווה את הזמן, כי יכול לחסוך לא מעט זמן וכסף.

יש עולם שלם של אפליקציות, קלות, נגישות וללא עלות שיכולות להקל בטירוף, בחרתי כמה שאני אוהבת, יש אינסוף, זה באמת עניין של חיבור לממשק. רובן בחינן בתכנית הבסיסית ותמיד אפשר לשלם כמה שקלים ולקבל עוד פיצ’רים.

בואו נספר על כמה מהן :

דרייב

אחסון מבית גוגל, שאתם יכולים לייצר בו עולם שלם של תיקיות, מסמכים מכל הסוגים, משותפים או פרטיים, הכל נשמר ואין צורך לשמור טיוטה. (שטח אחסון מוגבל, ניתן לרכוש עוד שטח אחסון).
https://www.google.com/intl/iw_il/drive/

קלנדלי

אפליקציה מעולה וקלה לתפעול לקביעת שיחות, פגישות עם אנשים אחרים בלי פינג פונג… תגדירו מתי אתם פנויים, כמה זמן השיחה ובאיזה מדיה, שלחו לינק ללקוח והוא ייבחר את הזמן שמתאים לו וזה יופיע אצל שניכם ביומן!
https://calendly.com

טוגל

רוצים לדעת כמה זמן עבדתם על פרוייקט, על לקוח, על אדמינסטרציה? אפליקציית קלה ונוחה, אתם מכניסים שמות לכל הפרוייקטים/ לקוחות שלכם ופשוט לוחצים לפיי וסטופ. האפליקציה תוכל להוציא לכם פלט אקסל בסוף החודש ולעשות השוואה בין הדברים השונים.
https://toggl.com

טרלו

עולם שלם אבל בגדול מומלץ למי שיש לו תהליכים או משימות בתחומים שונים. תוכלו לייצר לכם לוחות, כל לוח עם עמודות שונות וכרטיסים בכל עמודה, זה נראה כמו טבלה דינאמית שקל מאוד לתפעל. אחת הדרכים לנהל תיקי לקוחות בלי מערכת CRM יקרה. https://trello.com/home

אני דו

מערכת ניהול משימות שמתזכרת ומציקה. מעולה לדחיינים! גם פה אתם בוחרים את שם הרשימה, יכולים לייצר רשימות משותפות עם עוד אנשים וכמובן תזכורות שירדפו אתכן כל היום.
https://www.any.do

מתי הגיע הזמן למיכור חוץ?

סיבה 1

אם אתם ממש, אבל ממש לא מסוגלות להתעסק עם זה. אם זה קשה לכן ועושה בחילה, וותרו. כן חשוב להבין שזאת הוצאה של העסק והתמחור של השירות שלכן, צריך לכלול גם את זה, אחרת תהיו בהפסד.

סיבה 2

אם בזמן הזה אתן יכולות לעבוד ולהרוויח יותר. וגם רוצות, כי לפעמים ב 21:00 בערב מתאים לי לשבת על אדמינסטרציה, אבל לא לעבוד…

סיבה 3

כמות העבודה המשרדית עולה על כמות העבודה של העסק.

שמי עדי לוקסנבורג, עצמאית כבר מעל 7 שנים בתחום הדרכת הורים, במקביל עוסקת במתן שירותי משרד לעצמאים ועסקים קטנים, הדרכות על אפליקציות, הכנת תשתיות, הטמעת מערכות בעסק ועיצוב גרפי חובבני. טווח מחירים של 85-120 ש”ח לשעה, תלוי בכמות השעות שרוכשים. לפרטים: 054-8315021